outlookの使い方ノウハウ

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outlookの使い方について




（１）受信メールを一覧しやすくする
・Outlookを開く。
→上部の「表示」タブをクリック。
→「ビューの変更」を選択。
→「シングル」を選択。
→「OK」をクリックして設定を保存。

（２）効率的な操作について
・宛先などに応じて、自動振り分けのルールを設定する。
・よく使う文章はクイックパーツに登録
・よく使うメールはテンプレートを作成して利用
・よく行う操作はホームタブのクイック操作に登録して実行する
・ショートカットを活用する

（３）ショートカット一覧
・新規メール作成　　　　Ctrl + N
・送信者へのみ返信　　　Ctrl + R
・全員へ返信　　　　　　Ctrl + Shift + R
・転送　　　　　　　　　Ctrl + F
・メール送信：CTRL+Enter
・スペルチェック　　　　F7
・クイックパーツ登録　　Alt + F3　
・クイックパーツ挿入　　登録した文字列 + F3
・メール画面表示　　　　Ctrl + 1
・カレンダー表示　　　　Ctrl + 2
・連絡先へ：Ctrl+3
・メールを開く：Enter
・メールを閉じる（小画面を閉じる）：ESC
・次のメールへ移動：CTRL+＞
・前のメールに移動：CTRL+＜
・次のマス：Tab
・前のマス：Shift+Tab
・検索：CTRL+E

(4)ファイルが大きくならないようにする
　outlookのファイルはpstという拡張子で保存されているが、ファイルが大きくなりすぎると、動作に不安があるため、仕事で使う場合には年度単位でｐｓｔファイルを分けて使っています。（正しい使用方法かどうかはわかりませんが、検索などもそうした方が早いと思われるためです。メールが少ない場合は分ける必要は無いと思います）
　OutlookでPSTファイルを作成するには、Outlookを開き、ホームタブの「新規作成」から「その他のアイテム」を選び、「Outlook データファイル」をクリックします。ファイル名は利用する年度等わかりやすいものにすればよいでしょう。

(5)署名設定
メール受信者が直ぐに連絡しやすいように、最低でも担当名と連絡先電話番号をいれておきましよう。
長文の署名設定は通信容量削減等を考慮してやらないこと。